Politique de confidentialité

Environment Funders Canada (EFC) est un réseau national qui agit comme catalyseur auprès de plus de 75 bailleurs de fonds philanthropiques, issus de milieux divers. Nous incitons nos membres à affronter les crises environnementales au Canada grâce à des solutions audacieuses et novatrices, qui répondent également à des défis convergents touchant l’économie, le social, l’équité et le bien-être. Nous soutenons nos membres dans leurs efforts de plusieurs façons : séances de formation et de développement de stratégies (virtuelles et en personne); occasions de financement collaboratif; congrès annuel; occasions de réseautage; partage de connaissances; et produits axés sur le leadership éclairé.

NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

EFC s’engage à préserver l’exactitude, la confidentialité, la sécurité et le caractère privé de vos données personnelles.

Lorsque vous visitez notre site Web, que vous communiquez avec nous, que vous participez à l’un de nos programmes ou événements ou que vous faites un don pour soutenir nos activités, nous nous engageons à protéger votre droit à la vie privée et vos renseignements personnels.

La Politique de confidentialité d’EFC est fondée sur les 10 principes de protection de la vie privée contenus dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (CSA). Notre politique est également conforme aux exigences des lois applicables, y compris la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

La présente Politique de confidentialité décrit les principes qu’EFC utilisera pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels en sa possession. Elle explique les raisons pour lesquelles de telles informations sont recueillies, comment elles sont utilisées et comment leur confidentialité est protégée, en plus de décrire vos droits à l’égard de ces informations.

Cette Politique de confidentialité s’applique à nos Membres, Partenaires, Bailleurs de fonds, Bénévoles, Fournisseurs et Employés ainsi qu’au Grand public.

Les renseignements personnels sont définis comme tout renseignement factuel ou subjectif, enregistré ou non, concernant une personne identifiable. Par exemple, l’âge, le nom, l’adresse du domicile, l’adresse courriel et les numéros de téléphone. Les renseignements personnels ne comprennent pas l’affiliation organisationnelle, sauf demande contraire.

1. RESPONSABILITÉ

Environment Funders Canada est responsable de la protection de vos renseignements personnels recueillis par l’entremise de nos bureaux, des activités de nos programmes et de notre site Web. La Directrice générale d’EFC est la Responsable de la protection de la vie privée désignée au sein d’EFC. Elle a la responsabilité générale de protéger les renseignements personnels et d’assurer la conformité d’EFC à la présente Politique de confidentialité.

Devika Shah, Directrice générale
Responsable de la protection de la vie privée
Environment Funders Canada, 2, avenue St. Clair Est, bureau 300, Toronto (Ontario) M4T 2T5
Téléphone : 647 288-8891; Courriel : devika@environmentfunders.ca

Les responsabilités de la Responsable de la protection de la vie privée d’EFC incluent :

Expliquer clairement les utilisations faites des renseignements personnels
Former les employés aux bonnes pratiques
Surveiller la conformité
Signaler et résoudre les litiges, conformément à la Politique relative aux plaintes d’EFC.

2. DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

EFC fournira une déclaration expliquant le ou les motif(s) de la collecte de vos renseignements personnels, dans la mesure du possible, avant de vous demander de les divulguer.

Vos renseignements personnels peuvent être recueillis électroniquement ou sur papier et seront traités de la même façon dans les deux cas.

Nous recueillons des informations non personnelles sur nos membres et leurs activités.

Nous recueillons des données personnelles lorsque vous utilisez nos programmes et services ou que vous vous inscrivez à ceux-ci, dans le but de mieux répondre à vos besoins d’adhésion ou d’information ou à tout autre besoin par rapport à nos programmes et services.

Nous utilisons et divulguons également des données qui n’identifient pas les personnes, ceci à des fins statistiques pour évaluer, développer et améliorer les programmes et services d’EFC.

Nous recueillons aussi des renseignements personnels pour vous orienter vers des services améliorés ou pour nous conformer à des obligations légales, gouvernementales et réglementaires.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels que nous recueillons.

Nous ne divulguerons pas vos renseignements personnels à quiconque sans votre connaissance ou votre consentement préalable, sauf si une organisation ou une agence gouvernementale l’exige ou si la loi l’autorise.

Si vous nous fournissez vos coordonnées, nous pourrions vous contacter pour vous donner des informations importantes concernant le programme ou le service d’EFC auquel vous êtes inscrit·e.

Nous pourrions également vous contacter concernant d’autres programmes ou services d’EFC qui seraient susceptibles de vous intéresser et de vous être bénéfiques. Nous pourrions aussi vous demander des commentaires sur les services que vous avez déjà reçus afin de remplir notre engagement d’assurance de la qualité. Si vous ne souhaitez pas recevoir de renseignements sur les autres programmes, services ou occasions d’EFC, veuillez envoyer un courriel à info@environmentfunders.ca.

3. UTILISATION DE NOTRE SITE WEB

Vous pouvez accéder à la page d’accueil de notre site Web et naviguer sur notre site sans divulguer vos données personnelles. Les renseignements personnels que les gens visitant notre site choisissent volontairement de fournir pour recevoir des infolettres électroniques gratuites, pour participer à des sondages périodiques et/ou pour remplir nos formulaires de demande en ligne NE SONT PAS partagés avec des tiers, sauf indication contraire. EFC s’assurera que tous les renseignements personnels sont sécurisés et demeurent confidentiels.

Utilisation des témoins (« cookies ») par EFC

Un témoin est un petit fichier texte contenant un numéro d’identification unique qui est transféré d’un site Web au disque dur de votre ordinateur afin que le site Web puisse identifier les visiteurs distincts du site et suivre les activités des utilisateurs sur le site Web. Un témoin ne permettra pas à un site Web de connaître des informations qui vous identifient personnellement, comme votre vrai nom et votre adresse.

EFC utilise les témoins uniquement pour suivre le nombre de gens qui visitent le site Web d’EFC et la fréquence à laquelle chaque page est visitée. Il est impossible de suivre chaque mouvement individuel d’un utilisateur lorsque celui-ci est sur le site d’EFC. Les témoins sont utilisés uniquement pour suivre la popularité des pages à des fins statistiques, pour améliorer la qualité du site et pour répondre à vos besoins. (Pour plus d’informations sur les témoins, veuillez vérifier les paramètres de votre navigateur.)

Liens sur notre site Web

EFC souhaite que votre expérience sur notre site Web soit riche en informations et en ressources. Ainsi, notre site Web fournit également des liens vers des sites tiers. EFC n’assume aucune responsabilité quant aux pratiques en matière d’information des sites auxquels vous pouvez accéder par le biais de notre site. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de chaque site avant de divulguer tout renseignement personnel permettant de vous identifier.

4. CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS

EFC ne recueille vos renseignements personnels qu’une fois que vous en avez été avisé et que vous y avez consenti.

Vous pouvez choisir de ne pas divulguer tout renseignement personnel que nous vous demandons de fournir. Cependant, votre décision de ne pas divulguer certains renseignements personnels pourrait entraîner notre incapacité à vous fournir nos services.

De plus, vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve de toute exigence légale et en nous donnant un préavis raisonnable, par courriel à l’adresse info@environmentfunders.ca.

5. LIMITATION DE LA COLLECTE

La quantité et le type de renseignements recueillis par EFC se limitent à ce qui est nécessaire pour atteindre les fins indiquées. EFC demandera les informations requises directement à la personne concernée. Les renseignements personnels seront recueillis en suivant des procédures équitables, transparentes et légales.

Vous pouvez choisir de divulguer autant ou aussi peu de renseignements personnels que vous le souhaitez. Comme indiqué au Principe 3, la décision de ne pas divulguer certains renseignements personnels peut nous empêcher de vous fournir nos services.

6. LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

EFC utilisera vos renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Vos informations ne seront pas divulguées sans votre connaissance et votre consentement, sauf si la loi le permet ou l’exige.

L’on demandera aux individus d’examiner et d’approuver un formulaire de consentement ou encore ils auront la possibilité de refuser de partager leurs renseignements, avant que tout renseignement personnel ne soit divulgué à des tiers afin de fournir des services améliorés ou à toute autre fin.

Vos renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et dans le respect de toute loi relative à la conservation des renseignements. Si toutes les raisons identifiées pour l’utilisation de vos renseignements personnels ne sont plus valables, nous détruirons les renseignements ou les rendrons non identifiables.

7. EXACTITUDE

Afin d’assurer la fourniture fiable des services et des informations, nous nous assurerons que vos renseignements personnels demeurent exacts, complets et à jour.

Nous supposons que les renseignements que vous nous fournissez sont exacts. Si à tout moment vos renseignements personnels changent, nous espérons en être informés immédiatement. Si vous nous contactez pour nous faire une demande, nous prendrons les mesures appropriées pour mettre à jour ou corriger les renseignements personnels en notre possession que vous nous avez précédemment fournis.

8. MESURES DE SÉCURITÉ

EFC emploie un certain nombre de mesures de sécurité pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures de sécurité incluent des moyens matériels, comme la restriction de l’accès aux bureaux, la limitation de l’accès selon le principe du « besoin de savoir » et l’utilisation de mots de passe et du cryptage.

Consultez l’Annexe A pour obtenir une liste des procédures visant à mettre en œuvre ces mesures, qui sont communiquées à tous les membres du personnel pour assurer le respect de ce principe.

9. TRANSPARENCE

EFC dispose de renseignements précis, qui sont facilement accessibles et compréhensibles, au sujet de ses politiques sur la gestion des renseignements personnels. Notre Politique de confidentialité est disponible en tout temps sur le site Web d’EFC à l’adresse www.environmentfunders.ca, dans la section « À propos d’EFC ».

10. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sur demande, nous vous informerons si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et nous vous donnerons accès à ces renseignements. Si nous possédons des renseignements personnels vous concernant, nous vous indiquerons également à quelles fins ils sont utilisés, le cas échéant.

Vous avez le droit de mettre à jour tout renseignement personnel que nous possédons. Si vous souhaitez consulter l’intégralité des informations vous concernant qui figurent à nos dossiers, vous devez en faire une demande officielle par écrit et l’envoyer par la poste ou par courriel à :

Devika Shah, Directrice générale
Environment Funders Canada
Responsable de la protection de la vie privée
Environment Funders Canada, 2, avenue St. Clair Est, bureau 300, Toronto (Ontario) M4T 2T5
Téléphone : 647 288-8891
Courriel : devika@environmentfunders.ca

Nous vous répondrons dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande écrite ou nous vous aviserons si nous avons besoin d’un délai plus long pour répondre pleinement à votre demande, à condition qu’une prolongation de trente (30) jours soit permise par les lois applicables sur la protection de la vie privée.

11. POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

Si, pour quelque raison que ce soit, vous êtes préoccupé·e à l’égard de notre conformité à notre Politique de confidentialité, vous pouvez contacter notre Responsable de la protection de la vie privée par écrit, par téléphone ou par courriel :

EFC dispose de politiques et de procédures pour recevoir et examiner les plaintes et questions des particuliers et pour les traiter.

Si vous n’êtes pas satisfait·e de la façon dont EFC a traité une plainte, vous pouvez communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre. Lorsque des changements qui vous concernent sont apportés à la présente Politique de confidentialité, un avis à ce sujet sera affiché sur le site Web d’EFC.

Cette politique a été approuvée par le Conseil le 25 avril 2023.

Cette Politique de confidentialité a été élaborée par l’Ontario Nonprofit Network. Avec la permission de l’ONN, le Conseil d’Environment Funders Canada a adapté et approuvé la présente politique comme document de base de notre organisation. Nous tenons à remercier l’ONN pour son leadership dans l’élaboration de cette Politique de confidentialité.

ANNEXE A — MESURES DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE D’EFC

Environment Funders Canada utilise différents moyens pour protéger les renseignements personnels recueillis contre la perte ou le vol ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Voici les mesures de protection actuelles d’EFC :

Stockage de fichiers avec cryptage (Dropbox)
Accès aux bureaux (Foundation House) par cartes-clés
Restriction de l’accès aux fichiers, en suivant le principe du « besoin de savoir »
Utilisation de mots de passe et d’un document de mots de passe crypté pour stocker les mots de passe de manière sécurisée