Politique sur les conflits d’intérêts À propos Politique sur les conflits d’intérêts Objectif La présente politique a pour but de protéger l’intégrité, la réputation et les intérêts financiers d’Environment Funders Canada (EFC) et des Personnes intéressées lorsqu’elles sont impliquées dans les activités commerciales d’EFC, notamment les suivantes : Envisager de conclure une transaction ou une entente qui pourrait profiter aux intérêts privés d’un employé, d’un membre du Conseil d’administration, d’un·e bénévole, d’un membre agissant au nom d’EFC ou d’un fournisseur régulier d’EFC, ou encore qui pourrait donner lieu à une transaction génératrice de bénéfices excédentaires. Fournir des programmes et des services à ses membres et effectuer ses activités quotidiennes. La présente politique vise à compléter, mais non à remplacer, toutes les lois provinciales et/ou fédérales régissant les conflits d’intérêts qui s’appliquent aux organismes sans but lucratif et aux organismes de bienfaisance. Définitions PERSONNE INTÉRESSÉE Tout·e employé·e, membre du Conseil d’administration, bénévole, membre agissant au nom d’EFC ou fournisseur régulier d’EFC qui a un conflit d’intérêts financier ou un autre conflit d’intérêts, que ce conflit soit direct ou indirect. INTÉRÊTS FINANCIERS Une personne a un intérêt financier si cette personne a, directement ou indirectement, par son activité commerciale, ses investissements ou sa Famille : Une participation ou un investissement dans une entité avec laquelle EFC a conclu une transaction ou une entente; Une entente de compensation avec EFC ou avec toute entité ou personne avec laquelle EFC a conclu une transaction ou une entente; ou Une participation, une entente de compensation ou un investissement potentiel avec toute entité ou personne avec qui EFC négocie une transaction ou une entente. La compensation comprend toute rémunération directe et indirecte ainsi que les cadeaux ou faveurs qui ne sont pas négligeables. FAMILLE Conjoint·e, partenaire domestique, parents, frères et sœurs, enfants. Gestion des conflits d’intérêts CONFLITS FINANCIERS DIRECTS Les conflits d’intérêts financiers directs devraient être évités autant que possible. Cependant, tous les intérêts financiers ne sont pas des conflits d’intérêts. Le rôle du Conseil d’administration d’EFC (Conseil) est de déterminer si et comment les conflits d’intérêts financiers potentiels doivent être gérés de manière à servir au mieux les intérêts d’EFC. Les membres du Conseil d’administration d’EFC n’ont pas le droit de recevoir de rémunération ou de compensation d’EFC pour les services fournis à l’organisation. LES ORGANISATIONS EN RECHERCHE DE SUBVENTIONS QUI BÉNÉFICIENT D’UN ACCÈS PRÉFÉRENTIEL (À TRAVERS LEUR PROPRE REPRÉSENTATION) AUX SUBVENTIONNEURS PAR L’ENTREMISE DE LEUR CONTACT AVEC EFC. Tous les membres d’EFC doivent adhérer au Code de conduite des membres d’EFC, qui comprend des lignes directrices sur les précautions à prendre pour éviter que les organisations demandeuses de subventions bénéficient indûment d’un accès préférentiel au réseau d’EFC. Tous les employés, membres du Conseil d’administration, bénévoles et fournisseurs réguliers doivent signer des accords de confidentialité, lorsque cela est justifié, pour s’assurer que les renseignements dont ils ont connaissance dans le cadre de leur travail avec EFC ne sont pas utilisés pour offrir des avantages directs ou indirects à des parties externes. Les accords de confidentialité peuvent également être intégrés dans les chartes de projets et les mandats se rapportant à des initiatives précises d’EFC. Le personnel d’EFC ne peut pas siéger à des Conseils d’administration ou exercer des fonctions officielles de conseil/comité/collecte de fonds (ci-après les « Rôles bénévoles ») auprès d’organisations à la recherche de subventions dans le secteur de l’environnement. De même, les consultant·es qui soutiennent les collaborations entre bailleurs de fonds d’EFC ne peuvent pas occuper des Rôles bénévoles auprès des bénéficiaires de subventions de ces collaborations entre bailleurs de fonds. Les membres du Conseil d’administration d’EFC doivent divulguer tous les Rôles bénévoles aux organisations en recherche de subventions du secteur de l’environnement afin que tout conflit potentiel futur soit géré efficacement. EFC ne recrutera pas dans son Conseil d’administration des individus dont la responsabilité principale est la collecte de fonds. MEMBRES D’EFC EXERÇANT DES ACTIVITÉS EXTERNES QUI SONT CONTRAIRES À LA MISSION ET AUX VALEURS D’EFC EFC cherche à entrer en contact et à travailler avec des individus, des fondations et des entreprises qui souhaitent améliorer l’efficacité et la portée de la philanthropie environnementale. EFC n’évaluera pas les opérations ou activités quotidiennes de ses membres. Toutefois, le Conseil d’administration d’EFC se réserve le droit de refuser ou d’annuler l’adhésion de toute entité exerçant des activités qui portent atteinte au mandat et aux valeurs d’EFC. Bien que tous les membres d’EFC soient invités à apporter leur contribution aux activités d’EFC, aucun membre ne sera autorisé à exercer une influence indue sur l’orientation, les positions et l’approche stratégique d’EFC. En particulier, les membres d’EFC issus de secteurs qui ont des incidences négatives importantes sur l’environnement naturel, dont les ressources, les énergies non renouvelables, les finances, le développement immobilier, l’agriculture et d’autres secteurs similaires seront traités avec une vigilance supplémentaire à cet égard, à la discrétion de la Direction générale et/ou du Conseil. Cette mise en garde peut concerner l’approbation des membres, la participation aux offres d’EFC et l’élection au Conseil d’administration. Nous travaillerons avec ces membres consciemment et les yeux ouverts et nous veillerons à ne pas approuver leurs pratiques sauf lorsqu’ils prennent des décisions importantes en faveur de la société et de l’environnement. ENGAGEMENTS BÉNÉVOLES DU PERSONNEL AUPRÈS DES MEMBRES ACTUELS D’EFC Tous les membres du personnel d’EFC occupant des rôles bénévoles auprès des organisations actuellement membres d’EFC doivent divulguer cette information au moment de leur embauche par EFC et doivent prendre des mesures appropriées pour éviter un traitement préférentiel de ces organisations membres et une influence directe sur les rapports que ces membres entretiennent avec EFC et sur leur soutien envers EFC. Procédures OBLIGATION DE DIVULGATION En ce qui concerne tout conflit d’intérêts réel ou potentiel, une Personne intéressée doit divulguer l’existence du conflit et avoir la possibilité de divulguer tous les faits importants au Comité directeur du Conseil d’administration d’EFC. RÈGLEMENT DES CONFLITS D’INTÉRÊTS Une Personne intéressée peut se présenter directement devant le Comité directeur du Conseil d’administration d’EFC ou transmettre l’information par l’intermédiaire de la Directrice générale. Le Comité directeur (CD) examinera la question et déterminera s’il existe un conflit d’intérêts. Si cela est nécessaire et pertinent, le CD peut nommer une personne ou un comité désintéressé·e chargé·e de trouver des solutions pour résoudre le conflit d’intérêts identifié. Le CD est responsable de résoudre tous les conflits d’intérêts identifiés et d’informer ensuite tout le Conseil d’administration de l’existence du conflit d’intérêts, des facteurs pris en considération et des mesures prises pour régler le conflit d’intérêts. Toutefois, en cas d’absence de consensus entre les membres du CD, la Présidente du Conseil ou une majorité de membres du CD soumettront la question à un vote de l’ensemble du Conseil. Si la Personne intéressée est membre du Conseil, elle doit s’abstenir de tous les votes et discussions du Conseil sur la question. PROCÈS-VERBAUX Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration d’EFC devront contenir : Le nom de la ou des personnes qui ont divulgué un conflit d’intérêts réel ou potentiel ou qui ont été autrement reconnues comme étant en conflit d’intérêts réel ou potentiel, la nature du conflit, toute mesure prise pour déterminer s’il y avait un conflit d’intérêts ainsi que la décision du Conseil à savoir s’il existait effectivement un conflit d’intérêts. Les noms des personnes qui étaient présentes pour les discussions et les votes relatifs au conflit d’intérêts réel ou potentiel. VIOLATIONS DE LA POLITIQUE SUR LES CONFLITS D’INTÉRÊTS Si le CD a des motifs raisonnables de croire qu’une Personne intéressée a omis de divulguer des conflits d’intérêts réels ou potentiels, le CD informera la personne des motifs de cette croyance et lui donnera la possibilité d’expliquer le manquement présumé à l’obligation de divulgation. Si, après avoir entendu la réponse de la personne et après avoir étudié davantage la question si les circonstances le justifient, le CD détermine que la personne a manqué à son obligation de divulguer un conflit d’intérêts réel ou potentiel, le CD prendra les mesures correctives et/ou les mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à l’exclusion de la participation à l’organisation. Déclarations annuelles Chaque employé, membre du Conseil d’administration, bénévole, membre d’EFC agissant au nom d’EFC ou fournisseur régulier doit signer un formulaire annuel attestant que cette personne : A reçu une copie de la politique sur les conflits d’intérêts, A lu et comprend la politique, A divulgué tout conflit d’intérêts existant à ce moment-là, et Accepte de se conformer à la politique. Examen et approbation APPROUVÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION D’EFC LE : 18 juillet 2023 La présente Politique sur les conflits d’intérêts sera mise à jour au besoin si de nouvelles catégories de conflits surviennent qui ne sont pas prises en compte dans la politique actuelle ou si l’application de la présente politique s’avère inefficace pour régler les conflits d’intérêts.