Politique relative aux plaintes CONTEXTE Environment Funders Canada (EFC) s’engage à offrir un environnement ouvert et accessible et à s’améliorer continuellement. Notre Politique relative aux plaintes fait partie des outils qui nous permettent de recevoir de précieux commentaires de nos membres, partenaires, bénévoles et des gens participant à nos programmes, ci-après appelés « client ». Ces informations peuvent être fournies par courriel, par message texte ou verbalement. Les plaintes verbales seront documentées à l’aide de notre formulaire de plaintes. Le changement et la croissance ne peuvent qu’être bénéfiques à notre organisation, maintenant et dans le futur. Si une plainte comporte des éléments liés à la discrimination, à la violence ou au harcèlement, les autorités seront contactées au besoin, et une enquête sera menée par EFC. COMPORTEMENTS VIOLENTS OU HARCÈLEMENT Environment Funders Canada s’engage à créer un environnement sûr et positif pour quiconque utilise nos espaces physiques ou virtuels. Les comportements dérogatoires, hostiles ou violents n’ont leur place dans aucun lieu de travail ou lieu qui fournit des services, en plus d’être illégaux. EFC interdit strictement la discrimination, le harcèlement et la violence et applique une tolérance zéro à l’égard de tels comportements. À tout moment, si vous craignez qu’une situation dégénère en violence, retirez-vous autant que possible de la situation et appelez à l’aide. Appelez la police si vous sentez que la violence est proche. EFC ne tolère aucun comportement violent dans ses espaces, que ce soit envers un·e employé·e ou par un·e employé·e. FORMULAIRE DE PLAINTES En cas de conflit entre un client et un·e employé·e, ou en cas de conflit entre deux clients qui concerne les activités d’EFC et qui nécessite une médiation, les clients peuvent remplir un formulaire de plaintes et le soumettre à la Directrice générale par courriel à devika@environmentfunders.ca. Si la plainte concerne la Directrice générale, la plainte peut alors être déposée auprès de la Présidente du conseil d’administration d’EFC à l’adresse mtate@wpgfdn.org. Les clients peuvent aussi appeler au 647 288-8891 pour déposer une plainte ou la poster à l’adresse suivante : Environment Funders Canada, a/s de Foundation House, 2, avenue St. Clair Est, bureau 300, Toronto (Ontario) M4T 2T5. Voir l’Annexe A ci-dessous pour le formulaire de plaintes. EFC veillera à ce que toutes les plaintes soient résolues dans les meilleurs délais et de manière impartiale. RÉSOLUTION DES PLAINTES Une fois qu’une plainte est reçue, les éléments suivants seront pris en considération : Le degré de gravité ou d’urgence de la plainte Si la plainte soulève des préoccupations immédiates concernant la santé, la sécurité ou le bien-être d’une autre personne Le préjudice (s’il est mentionné) causé à la personne qui dépose la plainte La nécessité potentielle de faire intervenir un tiers Dans certaines circonstances, il sera demandé à la personne qui dépose la plainte de fournir des clarifications ou des détails supplémentaires aux personnes enquêtant sur la plainte afin de dresser un portrait complet de la situation. EFC désignera deux personnes pour mener l’enquête, qui seront issues de son Conseil d’administration et de son personnel. Ces gens tiendront la personne qui dépose la plainte au courant de l’évolution de la situation et l’informeront lorsque l’enquête sera terminée. Si la divulgation de l’issue de l’enquête ne porte pas atteinte à la confidentialité des autres parties concernées, les responsables de l’enquête désignés par EFC informeront la partie ayant fait la plainte des mesures de suivi à l’égard de la plainte. TENUE DE REGISTRES Toutes les plaintes seront enregistrées et conservées indéfiniment aux dossiers d’EFC ou jusqu’à ce que la Directrice générale d’EFC détermine qu’elles n’ont plus besoin d’être conservées. Toutefois, ces informations seront conservées de façon confidentielle, en suivant les directives de la conservation des renseignements personnels. Les informations à conserver au registre des plaintes incluent : La plainte elle-même L’enquête, y compris les déclarations, enregistrements, etc. Les résultats de la plainte Cela pourrait prendre la forme d’un rapport décrivant les prochaines étapes et les mesures à prendre L’issue des discussions avec les parties concernées Toutes les actions en suspens qui doivent faire l’objet d’un suivi APPROUVÉE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION D’EFC LE : 25 avril 2023